Menjaga Produktivitas Perusahaan Saat Ditinggal Liburan

Apakah perusahaan kita siap untuk ditinggal liburan? Agar tidak kelimpungan menghadapi masa-masa cuti bersama, perhatikan hal-hal seperti planning, forecasting dan monitoring.

Melalui polling Twitter yang dijalankan Qasico, terbaca bahwa 46% dari 11 responden belum tahu apakah urusan bisnisnya akan siap ditinggal liburan dalam jangka waktu setidaknya seminggu sebelum liburan.

Polling Qasico di Twitter

 

Betul kah mayoritas responden belum yakin tentang status urusan bisnisnya sebelum liburan?

Padahal, planning yang baik adalah kunci suatu bisnis untuk tetap produktif sepanjang tahun. Melewati libur panjang dan berbagai perayaan, tidak ada alasan bagi bisnis kita untuk melewatkan hal-hal krusial.

Jangan sampai libur panjang membuat Finance kita lupa untuk closing di tanggal yang sudah ditentukan. Atau, supplier sudah jauh-jauh mengantarkan barang ke Warehouse kita, tetapi ternyata kita sedang libur. Atau, ada karyawan yang harus masuk di saat libur, sehingga kehadirannya harus dihitung dalam sistem HR.

Dalam kasus-kasus seperti ini, staf Finance, supervisor Warehouse dan penanggung jawab HR tidak perlu kelimpungan, apalagi sampai terlewat hal-hal fatal yang terjadi di tengah liburan. Hal-hal ini tentu tidak perlu terjadi jika sistem bisnis kita sudah matang dengan planning dan forecasting.

 

 

Berikut adalah hal-hal yang perlu dipastikan sebelum masuk liburan panjang:

    1. Status task dan deals jelas. Mana yang sudah dan belum selesai? Apakah masih ada utang yang harus segera diselesaikan? Jangan sampai ternyata ada kewajiban yang jatuh tempo saat kita libur hingga terbengkalai.
    2. Langkah selanjutnya sudah diketahui. Apakah sudah bisa dibayangkan apa yang akan terjadi di kantor setelah libur? Jika sudah diprediksi dari jauh-jauh hari, tidak perlu banyak waktu yang terbuang untuk transisi ke masa efektif kerja.
    3. Meeting sebelum liburan. Sudahkah kita menyamakan informasi? Ini khususnya agar seluruh staf mengetahui informasi terbaru dan tidak ada yang ketinggalan berita. Jangan sampai informasi yang seharusnya dimiliki tim, hanya dipegang oleh satu orang. Bisa jadi kita kehilangan kontak dengan orang tersebut ketika sedang liburan.

 

Informasi yang terlambat masuk sebetulnya dapat diakali dengan teknologi. Misalnya dengan MPS (Master Production Schedule) yang baik, proses produksi dapat dimonitor dalam sistem yang semi-otomatis. Jika barang sampai di Warehouse di saat staf sedang libur, tentunya MPS dapat fleksibel menjadi acuan untuk pengakuan dokumen di hari setelahnya.

 

Secara garis besar, hal-hal ini krusial untuk menjaga tanggungan kita terhadap pihak lain. Tentunya sudah banyak teknologi yang dapat memudahkan manajemen ini, salah satunya dengan integrasi ERP. Dengan begini, produktivitas perusahaan tidak perlu dipertaruhkan karena jeda seperti liburan panjang.  

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *