Kegagalan ERP dan Pencegahannya

ERP menangani informasi vital perusahaan, sehingga pembuatan dan implementasinya perlu dilaksanakan dengan sangat hati-hati. Belum lagi, mengingat budget, waktu dan tenaga yang terpakai dalam proses pembuatannya tidaklah sedikit.

Sergey Zolkin via Unsplash

Musibah kegagalan ERP tentunya dihindari oleh pihak manajemen perusahaan manapun. Namun bagaimanapun juga, setiap keputusan bisnis diikuti dengan risiko. Untungnya, kini pembuatan ERP tersedia dalam banyak pilihan. Apalagi dengan adanya kustomisasi, metode pembuatan (development) dan implementasi ERP kian variatif.

Calon klien dapat lebih bebas memilih metode yang dirasa lebih tepat dengan proses bisnisnya. Dengan begitu risiko kegagalan bisa ditekan sampai minimum.

Berikut adalah faktor kegagalan ERP yang biasa terjadi:

  • Perencanaan kurang– Riset dan analisis kebutuhan yang tidak baik berakibat fatal bagi fondasi suatu ERP. Kedua pihak, klien maupun vendor, perlu proaktif pada tahap ini. Pastikan kedua pihak sudah memiliki satu persepsi terkait end point dan value bisnis yang akan diterapkan dalam ERP.
  • Miskomunikasi – Perbedaan persepsi menjadi salah satu faktor yang membuat ERP gagal. Bisa jadi ekspektasi klien berbeda dengan kenyataan di lapangan. Dalam kasus ini, klien perlu mengkomunikasikan keinginannya dengan jelas. Vendor juga perlu menjelaskan di awal mengenai batasan teknis yang akan ditemui dalam sistem.
  • Proses bisnis bermasalah – Kendala utama dari ERP adalah mengotomatisasi proses-proses yang tidak rutin, tidak berpola, atau tidak “sesuai” konvensi bisnis pada umumnya. Akan lebih mudah merancang ERP untuk bisnis yang sudah teratur. Jika di tengah implementasi ERP proses bisnis berubah, sebaiknya segera dikonsultasikan kepada vendor.
  • Malfungsi teknologi – Setiap pilihan teknologi punya celah malfungsi. Untuk ERP berbasis web, sistem berisiko terhambat ketika jaringan internet mengalami gangguan. Sedangkan ERP berbasis desktop memiliki risiko pada data ketika device lokal tidak mumpuni atau terinfeksi virus. Maka, butuh konsultasi dan pertimbangan risiko yang benar-benar matang di tahap I tadi, yaitu perencanaan.
  • Gagal implementasi – Setelah berhasil dibuat, ERP masih bisa gagal di tahap penyesuaian dari kebiasaan operasional yang lama. Otomatisasi dengan ERP membutuhkan konsistensi penginputan data, konsisten waktu maupun kuantitas. Tentunya kondisi tersebut dapat diantisipasi dengan melakukan training kepada calon user secara menyeluruh.

Pada dasarnya proyek ERP mengandalkan perencanaan yang matang seta konsistensi. Masalah yang kemudian muncul dalam proses, seharusnya dapat diantisipasi dengan konsultasi ke vendor. Hubungan klien dan vendor yang baik memang menjadi salah satu kunci keberhasilan ERP.

Sumber: Sylvia Martshalina dan Hilda Awwaliya, Business Analyst di Qasico Teknologi Indonesia.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *